CSV-Import — Anleitung für Stallbetreiber

Diese Anleitung richtet sich an dich als Stallbetreiber, der von Excel, iQUEST, Equihub oder einem anderen System zu EquiManage wechseln will. Sie führt durch den Import von Kontakten, Pferden und Pensionsverträgen in drei Schritten — keine API-Programmierung, kein manuelles Anlegen hunderter Datensätze.

Wichtigste Eigenschaft: Der Import ist idempotent. Wenn etwas schief geht, korrigiere die CSV-Datei und lade sie nochmal hoch — du bekommst keine Duplikate. Mehr dazu unter "Fehler & Korrektur".

Inhalt

1. Wann hilft dir der CSV-Import?
2. Was wird importiert — und was nicht?
3. Schritt-für-Schritt im Wizard
4. Daten aus Excel exportieren
5. Daten aus iQUEST exportieren
6. Daten aus Equihub exportieren
7. Mein Excel-Format zu EquiManage konvertieren
8. Häufige Fehler und Lösungen

1. Wann hilft dir der CSV-Import?

• Du wechselst von einem anderen Stallverwaltungs-System zu EquiManage und hast 20+ Pferde, die du nicht von Hand neu anlegen willst.
• Du arbeitest aktuell mit Excel-Listen für Pferde-, Eigentümer-, Vertrags-Verwaltung und willst einmalig den Bestand übernehmen.
• Du hast eine externe Quelle (z. B. einen früheren Buchhalter), aus der du regelmäßig Stammdaten kriegst und in EquiManage spiegeln willst.

Der Import läuft immer mit dir am Lenkrad: Hochladen → Vorschau prüfen → Bestätigen. Es gibt keinen "Auto-Import im Hintergrund"; jede Änderung an deinem Bestand erfordert deine explizite Bestätigung.

2. Was wird importiert — und was nicht?

Drei Entitäten in dieser Iteration:

Was nicht importiert wird in dieser Version (kommt ggf. später):

• Gesundheits-Ereignisse (Impfungen, Tierarztbesuche)
• Rechnungen und Zahlungen
• Aufgaben / Termine
• Mehrere Eigentümer pro Pferd (importiert wird der Erst-Eigentümer; weitere via UI)
• Rechnungspositionen am Pensionsvertrag (monthly_fee reicht für die Pension-Rechnung; zusätzliche Posten wie Halle/Reithalle ergänzt du im UI)

3. Schritt-für-Schritt im Wizard

Wechsle in EquiManage zu Einstellungen → CSV-Import. Du siehst drei Schritte — die Reihenfolge ist nicht zufällig: Pferde verweisen auf Kontakte (Eigentümer), und Verträge verweisen auf Pferde + Kontakte.

Schritt 1: Kontakte

1. Klicke "Vorlage herunterladen" am Anfang des Schritts.
   • Du kriegst eine Datei contacts-sample.csv mit allen erlaubten Spalten und 5 Beispiel-Einträgen.
2. Öffne sie in Excel oder LibreOffice und ersetze die Beispieldaten durch deine echten Kontakte. Die Spalten-Reihenfolge ist egal, solange die Header-Namen exakt stimmen.
3. Speichere als CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt).
4. Ziehe die Datei in die Drop-Zone (oder klicke "Click to browse").
5. Klicke "Hochladen & validieren".
6. Die Vorschau zeigt jede Zeile mit Status-Symbol (✓ valide / ⚠ Warnung / ❌ Fehler).
7. Bei Fehlern: Korrigiere die CSV und lade neu hoch — siehe §8.
8. Bei "Alles grün": Klicke "Import durchführen", bestätige im Modal — fertig.

Schritt 2: Pferde

Identischer Ablauf. Wichtig: Wenn du einen Pferde-owner_external_id einträgst, muss diese ID in deiner contacts.csv aus Schritt 1 existieren (oder du hast den Eigentümer schon vorher per Hand angelegt). EquiManage löst die ID auf den richtigen Kontakt auf.

Eigentümer-frei importieren: Lasse owner_external_id leer, wenn du den Eigentümer später per UI setzen willst. Funktioniert.

Schritt 3: Pensionsverträge

Ähnlich. Drei Auflöse-Punkte pro Vertrag:

• horse_external_id → muss aus deiner horses.csv kommen
• payer_external_ids → komma-separierte Liste, jede ID aus contacts.csv
• package_name → muss als Boarding-Paket in EquiManage vorher angelegt sein (Standard-Pakete Full Board, Half Board, Field Board sind vorhanden; eigene Pakete legst du unter Pension → Pakete an, bevor du den Import startest).

Mehrere Bezahler pro Vertrag: Trage einfach mehrere external_ids durch Komma getrennt ein, z. B. C-001,C-005. EquiManage erstellt für jeden Bezahler einen Eintrag mit gleichmäßiger Anteil-Verteilung (50/50 bei zwei, 33.33/33.33/33.34 bei drei …). Du kannst die Anteile nach dem Import im UI anpassen, falls die Aufteilung anders sein soll.

4. Daten aus Excel exportieren

So speicherst du eine Excel-Tabelle als kompatibles CSV:

Microsoft Excel (Mac/Windows):

1. Datei → Speichern unter…
2. Wähle als Dateityp CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (.csv). Achtung: nicht "CSV (Macintosh)" oder "CSV (MS-DOS)" — die brechen bei Umlauten und Sonderzeichen.
3. Speichern.

Apple Numbers:

1. Ablage → Exportieren → CSV
2. Encoding: UTF-8 wählen.

LibreOffice Calc:

1. Datei → Speichern unter…
2. Format: Text CSV (.csv)
3. Optionen-Dialog: Zeichensatz Unicode (UTF-8), Feldtrenner Komma, Texttrenner doppelte Anführungszeichen.

Google Sheets:

1. Datei → Herunterladen → Komma-getrennte Werte (.csv).
2. UTF-8 ist Default.

EquiManage erkennt automatisch, ob deine CSV mit Komma ,, Strichpunkt ; (Excel-DE-Standard) oder Tabulator getrennt ist — du musst nichts einstellen.

5. Daten aus iQUEST exportieren

iQUEST hat ein Export-Modul, das wir noch nicht ohne Pilotzugang dokumentieren konnten. Wenn du von iQUEST kommst, melde dich direkt bei uns — wir helfen mit dem Mapping deines Exports auf das EquiManage-Format und ergänzen diese Anleitung damit für die nächsten Wechsler.

Erfahrungswerte aus Pilot-Konvertierungen:

• iQUEST exportiert in der Regel als XLSX. Konvertiere mit den Schritten aus §4 zu CSV UTF-8.
• Spaltennamen aus iQUEST werden in der Regel manuell auf die EquiManage-Header gemappt — am einfachsten mit "Suchen & Ersetzen" in der Header-Zeile.

6. Daten aus Equihub exportieren

Equihub bietet einen Daten-Export, dessen Schema wir ebenfalls noch nicht ohne Live-Account verifizieren konnten.

Erfahrungswerte:

• Equihub exportiert pro Bereich getrennt (Pferde, Kontakte, Verträge), was zu unserem Drei-Schritte-Wizard passt.
• Dateinamen / Spaltennamen sind oft englisch. Mappe via Header-Rename auf die EquiManage-Header (siehe §7).

Auch hier gilt: Bei einer realen Wechsel-Migration melde dich — wir mappen das einmalig sauber und dokumentieren es danach für alle.

7. Mein Excel-Format zu EquiManage konvertieren

Beispiel: Du hast eine Excel-Tabelle "Pferde-Liste 2026.xlsx" mit Spalten:

Pferdename | Geburtsjahr | Geschlecht | Rasse | Box | Eigentümer

Schritt-für-Schritt zur EquiManage-kompatiblen horses.csv:

1. Spaltennamen umbenennen zu den EquiManage-Headern. Klicke in Zelle A1, ersetze:

   • Pferdename → name
   • Geburtsjahr → date_of_birth (siehe Format-Hinweis unten)
   • Geschlecht → gender
   • Rasse → breed
   • Box → location_name
   • Eigentümer → owner_external_id (siehe Punkt 4)

2. external_id-Spalte hinzufügen (Pflichtfeld). Wähle einen stabilen Schlüssel — z. B. fortlaufende Nummer H-001, H-002, … — und schreibe ihn in eine neue Spalte links von name. Diese ID ist für immer der Anker für dieses Pferd in EquiManage; ändere sie später nicht.

3. date_of_birth ins richtige Format: Wenn dein Geburtsdatum nur ein Jahr ist (z. B. 2015), ergänze auf 2015-01-01. Akzeptiert sind:

   • 2015-04-12 (ISO-Format, bevorzugt)
   • 12.04.2015 (Schweiz/DE)
   • 12/04/2015 (interpretiert als Tag/Monat/Jahr — bei mehrdeutigem Datum kommt eine Warnung, siehe §8)

4. gender normalisieren: Erlaubt sind die englischen Werte stallion | mare | gelding | colt | filly, oder die deutschen Klartexte Hengst | Stute | Wallach | Hengstfohlen | Stutfohlen — beide werden akzeptiert. Andere Begriffe ("Pony", "Reitpferd") werden übersprungen mit einer Warnung; das Feld bleibt dann leer.

5. owner_external_id mit Kontakten verknüpfen: Dein Excel hat Eigentümer-Namen ("Anna Müller"), EquiManage braucht aber die external_id aus deiner contacts.csv. Lege deshalb erst die Kontakte-Datei an (jeder Eigentümer kriegt eine ID C-001, C-002, …) und ersetze in der Pferde-Datei die Namen durch die zugehörige ID.

6. Speichern als CSV UTF-8 (siehe §4).

7. Im Wizard hochladen — die Vorschau zeigt dir sofort, ob alles stimmt.

Faustregel: Wenn dein Excel-Format zu kompliziert ist (verschachtelte Köpfe, Merge-Zellen, Fußnoten), kopiere die Reindaten in eine neue Tabelle ohne Formatierung und arbeite damit weiter. CSV mag keine Excel-Magie.

8. Häufige Fehler und Lösungen

"Datei nicht UTF-8"

• Excel hat als "CSV (Macintosh)" oder "CSV (MS-DOS)" gespeichert.
• Lösung: Nochmal speichern als CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt). Die Option steht in jedem modernen Excel ganz unten in der Format-Liste.

"Trennzeichen: Strichpunkt erkannt"

• Das ist eine Info, kein Fehler. Excel-DE schreibt mit ;, EquiManage liest das. Du brauchst nichts zu tun.

"Datumsformat ist mehrdeutig"

• Du hast Daten wie 04/05/2026 — das könnte 4. Mai (DACH) oder 5. April (US) sein.
• EquiManage interpretiert als DD/MM/YYYY (DACH-Default) und zeigt eine prominente Warnung im Pre-Flight.
• Wenn deine Quelldatei aus einem US-System kommt, konvertiere die Datumsspalte auf ISO-Format YYYY-MM-DD und lade neu hoch — dann bist du eindeutig.

"external_id 'C-005' nicht gefunden"

• Du hast eine Pferde- oder Vertrags-Zeile, die auf einen Kontakt verweist, der weder in deiner aktuellen contacts.csv noch in der DB existiert.
• Lösung: Lade erst die Kontakte hoch (Schritt 1), dann die Pferde, dann die Verträge. Reihenfolge ist im Wizard fest vorgegeben.

"Boarding-Paket 'XYZ' nicht gefunden"

• Dein Vertrag verweist auf ein Pension-Paket, das du noch nicht angelegt hast.
• Lösung: Wechsle zu Pension → Pakete, lege das Paket an, kehre zum Wizard zurück und lade die Vertrags-CSV erneut hoch.

"X Zeilen mit Fehlern — Import durchführen ist deaktiviert"

• Default-Verhalten: All-or-Nothing. Eine fehlerhafte Zeile blockt den ganzen Import.
• Wenn du nur die fehlerfreien Zeilen importieren willst: Klappe "Erweiterte Optionen" auf und aktiviere "Nur valide Zeilen importieren". Die fehlerhaften kannst du danach in einer korrigierten zweiten Datei nachreichen — der Re-Upload erkennt die bereits importierten Zeilen über external_id und überspringt sie automatisch (oder aktualisiert sie, wenn du "Bestehende aktualisieren" anhakst).

"Re-Import: Wo sind meine Updates?"

• Default-Mode ist "Nur Neu" — bestehende external_ids werden übersprungen.
• Wenn du Felder aktualisieren willst: Klappe "Erweiterte Optionen" auf, aktiviere "Bestehende Einträge aktualisieren". Der Import überschreibt dann die existierenden Werte.
• Achtung: Eine leere Zelle in einer Spalte überschreibt das Feld mit NULL (löscht es). Wenn du das nicht willst, lasse die ganze Spalte aus deiner CSV weg — fehlende Spalten werden gar nicht angerührt.

Hilfe gefällig?

Migration ist heikel — das wissen wir. Wenn du steckenbleibst, schreib uns einfach vor dem Live-Import: hallo@equimanage.app. Wir schauen uns deine Quelldatei einmalig an und liefern dir eine fertig gemappte EquiManage-CSV, mit der du im Wizard durchsteppen kannst.

Bei Pilotkunden ist das Teil unseres Onboardings inklusive.